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99%的职场人都没重视的邮件礼仪,这里说了

来源:强尼君   2017-01-11  参与互动 | 免费发送到微信免费发送到微信
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微信QQ沟通谈好的一件事情,明明之前记得沟通的很多细节已经谈好了,最后出了问题找了大半天的语音和图文记录才整理好;

接洽的重要项目或者客户信息,本来以为随手截图或复制粘贴信息给老板,他会记得,而结果并不是想象中的那样;

跟进的项目出了问题,到了追究责任的时候,这时候发现自己缺少了很多说明情况的证据;

遇到以上这些问题的时候,你有没有思考过,是你的某些环节没做,或者没做好?

 

而以上的这些问题,实际上在职场中可以通过邮件的方式来适当解决,可对于写邮件,大多数职场人是否会注意下面这些邮件礼仪?

一、主题清晰,用词规矩

主题,往往是绝大多数人对于邮件的第一印象。邮件的内容及其重要性,在主题上可以展现得淋漓尽致。

1、标题要简洁、干练

2、标题要符合邮件正文内容

3、标题绝对不可以空,除非是给自己发的。

4、标题可适当使用标点符号进行强化信息的重要性,譬如感叹号等。

5、若在多次回复过程中,讨论事情发生变化,要及时更换邮件标题。

二、谦虚客气,用好措

俗话说,“礼多人不怪”。尤其对生活在号称礼仪之邦的我们而言,更是如此。要在邮件中尽量表现得礼貌客气一些,这样即便处理事情有所不周,也能够增加对方宽恕你的可能性。

1、区别好上下级关系

倘若是高管,在措辞上,多用您来称呼对方,切不要直呼大名。如果是同事或者下属,为了不让邮件显得生分,尽量不要使用明显区别关系的你、我等词语。

2、开头和结尾的套路要把握好

对于开头,如果你和收件人很熟,可以用"Dear XX"。否则,尽量用"Hi",就可以了。

此外,结尾用些"best regards",或者祝好、一切顺利等词就行。

三、正文通顺,逻辑恰当

正文是邮件的核心内容,搞定邮件内容是很重要的事情。

1、将所有内容一次说清

考虑好如何将自己所有的内容组织在一封邮件中。不要等发出去邮件之后,继续补充更新邮件。

2、正文叙述流畅,逻辑性强。

如果正文很长,建议采用麦肯锡的结构化思维,结论先行。其次,对于具体的多事项说明,建议采用1、2、3、4条理性地去总结。

3、合理对正文内容进行强调

对正文通篇强调,等于没有强调。因此,在对正文书写的时候,一定要注意克制自己强调的欲望。只选择你认为最重要的地方进行强调即可。强调方式有很多,加粗、加文字背景色等。

4.慎用表情

邮件代表商务,慎重使用表情。往往一个表情,会让整个气氛轻佻起来。当然,如果很有必要这么做,也是可以的。这里只是说慎用而已。

5.避免错别字

这是对人最起码的尊重问题。并且,在发出邮件之前,要再三检查一下,以保证万无一失。

四、关于附件

有时候,工作的需要,不得不在邮件中上传附件。但,你必须要记住:

1、附件不要过大

比如outlook最大的文件大小为50M,但是不是说只有文件超过50M你才想其他方式解决。

一般情况下,邮件附件不要超过2M,当然适当大一些是可以的。必要时,可以考虑用云盘来代替附件直接放在邮件中。

2、有附件,必须要在正文指出。

倘若有附件,一定要告知收件人,有附件的存在。比如:如附件,是XXX。

此外,如果是百度云代替附件,请写好具体的链接和密码在上面。最后,还要注意附件名字要符合主题和正文的内容。

五、邮件回复

你是否觉得发送邮件比回复邮件要轻松。其实不然,回复邮件依旧有许多要注意的地方。

1、及时性回复对方邮件

一定要及时反馈,一般不要超过2个小时。如不能及时,要说明下原因。记住,及时反馈信息,是对发送邮件的人的尊重。

2、回复文字不要太少

其实,内容上文字过少,也会给人不尊重的感觉。所以,最好能控制在10个字以上。

3、回复和回复全部的区别

不要将这两个混淆!!回复只是给发送给你邮件的那个人进行回复,而回复全部则不然。回复全部,是将邮件中相关干系人,都进行通知回复。

如果搞不清楚这两个区别,很可能你会将自己的邮件错发到CEO那里。

4、控制回复邮件的量

如果你发现,一件事情你发了多次邮件都没有解决,那就考虑开个会或当面进行沟通协商。等协商结束,再进行相关邮件的备忘等操作。

六、关于其他

除了上面讲的五个方面,还有一些微小的细节需要说明一下:

1.发送,或者抄送的时候,要注意职位的先后顺序。比如说你不能将一个普通职员放在CXO之前。

2.主送人是必须进行回复的,而抄送人则没有义务强制性回复。

3.跨部门合作时,一定要记得将相关领导抄送好。

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